A Praktikum ATTDIlmu Pemerintahan FISIP UNISAN
Pertemuan 6 dari 16

Pertemuan 6, Word 2019 bagian 5

Sertifikat massal dengan Mail Merge, revisi, dan kolaborasi

Durasi 150 menit Word 2019, Excel, OneDrive Hasil: 15 sertifikat dan naskah tervalidasi

Tujuan dan alur praktikum

Seminar sudah dekat. Ada dua pekerjaan yang harus diselesaikan panitia: mencetak sertifikat untuk semua peserta, moderator, dan panitia, serta merampungkan naskah sambutan Ketua Panitia yang sudah dikoreksi Dosen Pembina. Ini pertemuan terakhir untuk Word sebelum kita pindah ke Excel.

Setelah praktikum ini, Anda mampu:

  1. Menjelaskan konsep dokumen utama dan sumber data pada Mail Merge.
  2. Membuat sertifikat massal dari data Excel dengan Mail Merge.
  3. Menyaring penerima, meninjau hasil, lalu menggabungkannya menjadi satu dokumen dan PDF.
  4. Menanggapi revisi: menerima atau menolak perubahan, membalas dan menyelesaikan komentar.
  5. Merevisi dokumen orang lain dengan Track Changes dan komentar.
  6. Menyunting dokumen bersama secara daring melalui OneDrive.

Alur waktu di lab

0–15'Pengantar, konsep Mail Merge, dan simulator
15–70'Praktik 1–4: data, field, penyaringan, penggabungan, PDF
70–85'Konsep revisi dan simulator Track Changes
85–125'Praktik 5–7: menanggapi revisi, merevisi, kolaborasi daring
125–150'Checklist, kuis, dan persiapan UTS

Kerja cepat, kerja bersama

Di kantor pemerintahan, banyak dokumen yang isinya sama tetapi penerimanya berbeda: undangan musrenbang untuk puluhan kepala desa, surat pemberitahuan pajak, sertifikat pelatihan aparatur, atau kartu peserta ujian. Mengetik satu per satu jelas tidak mungkin. Di sinilah Mail Merge bekerja: satu dokumen utama digabungkan dengan satu daftar data, dan dalam sekejap jadilah puluhan atau ratusan dokumen.

Dokumen penting juga jarang selesai di tangan satu orang. Sebuah naskah kebijakan bisa melewati staf, kepala bidang, sekretaris, hingga kepala dinas, masing-masing memberi koreksi dan paraf. Fitur Review di Word memindahkan proses koreksi berjenjang itu ke layar: setiap perubahan tercatat, terlihat siapa yang mengubahnya, dan penulis tinggal memutuskan untuk menerima atau menolaknya.

Unduh file bahan

X Data_Peserta_Seminar.xlsxSumber data: 15 penerima sertifikat Unduh file
W ATTD_P06_Template_Sertifikat.docxDokumen utama: desain sertifikat, A4 landscape Unduh file
W ATTD_P06_Naskah_Sambutan_Revisi.docxNaskah sambutan berisi revisi dan komentar Dosen Pembina Unduh file

Simpan ketiganya di 00_Bahan, lalu salin file Excel dan template sertifikat ke folder baru 01_Word\P06. Keduanya sebaiknya berada di folder yang sama dan tidak dipindahkan lagi setelah dihubungkan.

Cara kerja Mail Merge

Dokumen utama (Word)

Desain sertifikat yang sama untuk semua orang. Bagian yang berbeda-beda diganti dengan merge field, misalnya «Nama» dan «Peran».

Sumber data (Excel)

Tabel berisi data setiap penerima. Baris pertama wajib berisi judul kolom, karena judul kolom itulah yang menjadi nama field di Word.

Word lalu mencetak dokumen utama berulang kali, sekali untuk setiap baris data, sambil mengganti setiap field dengan isi kolom yang sesuai. Cobalah alurnya di simulator ini, dari Start Mail Merge sampai Finish & Merge.

Mailings Insert Merge Field: –
1. Jenis dokumen2. Sumber data3. Field lengkap4. Pratinjau5. Gabungkan
SERTIFIKAT
Nomor: [NOMOR]
Diberikan kepada
[NAMA]
[INSTANSI]
atas partisipasinya sebagai [PERAN]
dalam Seminar Nasional “Tata Kelola Pemerintahan Digital” HIMA Ilmu Pemerintahan UNISAN, 24 Oktober 2026.
Ketua PanitiaKetua Program Studi
Mulailah dengan menentukan jenis dokumen: klik Start Mail Merge › Letters.

Praktik 1: Memeriksa sumber data

  1. Buka file Excel Buka Data_Peserta_Seminar.xlsx dari folder 01_Word\P06. Perhatikan nama sheet di bawah: Peserta.
  2. Periksa judul kolom Baris 1 berisi judul: No, Nomor_Sertifikat, Nama, Instansi, Peran, Email. Judul kolom tidak memakai spasi atau tanda baca, sehingga nama field di Word nanti rapi.
  3. Periksa isinya Tidak boleh ada baris kosong di tengah data, dan satu baris hanya untuk satu orang. Pastikan penulisan nama sudah benar, karena kesalahan di sini akan tercetak di sertifikat.
  4. Tutup Excel Tutup file Excel sebelum menghubungkannya ke Word. File yang sedang terbuka kadang terkunci dan tidak bisa dibaca Word.
Data adalah fondasinya

Mail Merge hanya secerdas datanya. Di Pertemuan 7 dan seterusnya Anda akan belajar menyusun dan merapikan data di Excel, keterampilan yang juga menentukan hasil Mail Merge.

Praktik 2: Menghubungkan Word dengan data

  1. Buka template sertifikat Buka ATTD_P06_Template_Sertifikat.docx dari folder 01_Word\P06, lalu simpan salinannya sebagai ATTD_P06_Sertifikat_Utama_NIM_Nama.docx di folder yang sama. Bagian yang diberi stabilo kuning adalah tempat field akan disisipkan.
  2. Tentukan jenis dokumen Klik Mailings › Start Mail Merge › Letters.
  3. Pilih sumber data Klik Mailings › Select Recipients › Use an Existing List. Arahkan ke Data_Peserta_Seminar.xlsx di folder 01_Word\P06, klik Open.
  4. Pilih sheet Di jendela Select Table, pilih Peserta$ dan pastikan First row of data contains column headers tercentang. Klik OK. Sekarang tombol-tombol di tab Mailings aktif.

Praktik 3: Menyisipkan merge field

  1. Ganti [NOMOR] Blok tulisan [NOMOR] termasuk kurung sikunya. Klik panah Mailings › Insert Merge Field, pilih Nomor_Sertifikat. Teks terpilih diganti oleh «Nomor_Sertifikat».
  2. Ganti tiga bagian lain Dengan cara yang sama, ganti [NAMA] dengan field Nama, [INSTANSI] dengan Instansi, dan [PERAN] dengan Peran. Field mengikuti format teks yang digantikannya, jadi «Nama» tetap besar dan tebal.
  3. Hapus stabilo Tekan Ctrl + A, klik panah Home › Text Highlight Color, pilih No Color.
  4. Lihat hasilnya Klik Mailings › Preview Results. Field berubah menjadi data orang pertama. Gunakan tombol panah di sebelahnya untuk melihat penerima berikutnya. Periksa nama yang panjang, apakah masih muat dalam satu baris.
Peran ditulis kapital

Ingin "Peserta" tercetak "PESERTA" tanpa mengubah data Excel? Matikan Preview Results, klik kanan field «Peran», pilih Edit Field, pilih format Uppercase, lalu OK.

Praktik 4: Menyaring, menggabungkan, dan mengekspor

  1. Buka daftar penerima Klik Mailings › Edit Recipient List. Semua penerima tercentang. Hapus centang pada satu nama untuk mencoba, lalu centang kembali.
  2. Saring khusus peserta Di bagian Refine recipient list, klik Filter. Isi Field: Peran, Comparison: Equal to, Compare to: Peserta. OK dua kali. Kini hanya 10 penerima yang tersisa.
  3. Periksa kesalahan Klik Mailings › Check for Errors, pilih opsi pertama (Simulate the merge...), OK. Word memberi tahu jika ada masalah.
  4. Gabungkan Klik Finish & Merge › Edit Individual Documents, pilih All, OK. Word membuat dokumen baru bernama Letters1 berisi 10 halaman sertifikat.
  5. Simpan dan jadikan PDF Simpan Letters1 sebagai ATTD_P06_Sertifikat_Peserta_NIM_Nama.docx, lalu ekspor ke PDF. Satu file PDF berisi seluruh sertifikat, siap dicetak atau dibagikan.
  6. Buat juga untuk panitia dan moderator Kembali ke dokumen utama, buka lagi Filter, ubah menjadi Peran Not equal to Peserta, lalu ulangi langkah penggabungan. Anda mendapat 5 sertifikat lagi.
Dokumen utama berbeda dengan dokumen hasil

Dokumen utama berisi field dan tetap terhubung ke Excel, jadi simpan untuk dipakai lagi tahun depan. Dokumen hasil (Letters1) berisi teks biasa. Jika ada nama yang salah, perbaiki di Excel lalu gabungkan ulang, jangan hanya menyunting Letters1.

Mengirim lewat email

Pilihan Finish & Merge › Send Email Messages memerlukan Microsoft Outlook yang sudah tersambung ke akun email, sehingga biasanya tidak tersedia di komputer lab.

Revisi ala paraf koordinasi

Saat fitur Track Changes aktif, Word mencatat setiap perubahan: teks tambahan diberi garis bawah berwarna, teks yang dihapus dicoret, dan setiap reviewer mendapat warna berbeda. Penulis asli lalu memeriksa perubahan satu per satu dan memutuskan: Accept (terima) atau Reject (tolak). Comment dipakai untuk memberi saran tanpa mengubah teks.

Naskah sambutan di bawah sudah dikoreksi oleh dua orang: Dosen Pembina dan Seksi Acara. Tugas Anda sebagai Ketua Panitia: terima semua perubahan Dosen Pembina, tolak semua perubahan Seksi Acara. Klik sebuah perubahan lalu Accept atau Reject, atau gunakan Next untuk menelusurinya. Coba juga ganti tampilan Display for Review.

Review
Hati-hati dengan Accept All

Tombol Accept All Changes memang cepat, tetapi ikut menerima perubahan yang keliru. Periksa satu per satu untuk dokumen penting, terutama bila reviewernya lebih dari satu orang.

Praktik 5: Menanggapi revisi Dosen Pembina

  1. Atur nama Anda Klik File › Options › General. Di bagian Personalize your copy of Microsoft Office, isi User name dengan nama Anda dan Initials dengan inisial. Centang Always use these values regardless of sign in to Office. OK. Tanpa ini, komentar Anda tercatat atas nama "User" atau nama komputer lab.
  2. Buka naskah sambutan Buka ATTD_P06_Naskah_Sambutan_Revisi.docx, simpan sebagai ATTD_P06_Sambutan_Final_NIM_Nama.docx di 01_Word\P06. Pastikan Review › Display for Review berisi All Markup.
  3. Telusuri perubahan Klik di awal dokumen, lalu Review › Changes › Next. Untuk setiap perubahan dari Dosen Pembina, klik Accept. Word langsung melompat ke perubahan berikutnya.
  4. Balas komentar Pada komentar "Sebutkan juga jumlah peserta...", ubah dulu kalimat di naskah menjadi "...diskusi hari ini bersama 200 peserta dapat melahirkan...". Lalu klik Reply pada komentar itu dan tulis: Sudah ditambahkan, terima kasih.
  5. Selesaikan komentar Klik Resolve pada komentar yang sudah ditindaklanjuti. Komentar menjadi pudar. Tindak lanjuti juga dua komentar lainnya: tanyakan nama sponsor ke "bendahara" (cukup balas komentar), dan ubah salam penutup menjadi "Terima kasih." lalu Resolve.
  6. Bersihkan sebelum final Setelah semua komentar selesai, klik panah Review › Comments › Delete › Delete All Comments in Document. Pastikan tidak ada lagi perubahan tersisa (Next tidak menemukan apa pun). Simpan dan ekspor PDF.
Jangan kirim dokumen yang masih "berwarna-warni"

Dokumen final yang dikirim ke pihak luar harus bersih dari revisi dan komentar. Selain terlihat tidak rapi, komentar internal bisa membocorkan diskusi yang tidak seharusnya dibaca pihak lain. Periksa dengan Display for Review: All Markup sebelum mengirim.

Praktik 6: Merevisi dengan Track Changes

Sekarang giliran Anda menjadi reviewer. Bekerjalah berpasangan dengan teman di sebelah Anda.

  1. Tukar file Salin file proposal hasil Pertemuan 5 milik teman Anda (lewat flashdisk atau tautan OneDrive). Simpan sebagai ATTD_P06_Review_[NamaTeman]_oleh_[NamaAnda].docx.
  2. Aktifkan Track Changes Klik Review › Tracking › Track Changes (atau Ctrl + Shift + E) hingga tombolnya tersorot.
  3. Lakukan tiga perubahan Perbaiki minimal tiga hal: salah ketik, kalimat yang kurang efektif, atau istilah yang tidak konsisten. Perhatikan: semua perubahan Anda tercatat dengan warna Anda.
  4. Beri tiga komentar Blok bagian yang ingin dikomentari, klik Review › New Comment (Ctrl + Alt + M). Beri saran yang membangun, misalnya soal kelengkapan data atau kejelasan tujuan.
  5. Kembalikan ke pemiliknya Simpan dan serahkan kepada teman Anda. Pemilik proposal lalu menanggapi revisi seperti di Praktik 5.
Membandingkan dua versi tanpa Track Changes

Jika seseorang lupa menyalakan Track Changes, gunakan Review › Compare › Compare. Pilih dokumen asli dan dokumen revisi. Word menampilkan semua perbedaannya seolah-olah dicatat dengan Track Changes.

Praktik 7: Menyunting bersama di OneDrive

Track Changes cocok untuk koreksi bergantian. Untuk bekerja bersamaan pada satu dokumen, gunakan penyuntingan daring (co-authoring).

  1. Unggah dan bagikan Salah satu dari pasangan mengunggah ATTD_P06_Sambutan_Final ke OneDrive. Klik kanan file › Share, pilih izin Anyone with the link can edit (bisa menyunting), salin tautannya, dan kirimkan ke pasangan.
  2. Buka bersama Keduanya membuka tautan di browser, sehingga dokumen terbuka di Word untuk web. Di bagian atas terlihat inisial atau foto orang lain yang sedang membuka dokumen.
  3. Sunting bersamaan Satu orang menambah kalimat di paragraf pertama, yang lain di paragraf terakhir. Perhatikan penanda berwarna yang menunjukkan posisi kursor pasangan Anda.
  4. Lihat riwayat versi Klik File › Info › Previous Versions (di Word untuk web). Versi lama bisa dibuka atau dipulihkan jika terjadi kesalahan.
Tampilan Word untuk web

Word untuk web diperbarui secara berkala sehingga letak menu bisa sedikit berbeda dari modul. Setelah selesai, kembalikan izin berbagi ke view atau hentikan berbaginya, sesuai prinsip memberi akses seperlunya.

Tombol pintas hari ini

TombolFungsi
Ctrl + Shift + EMenyalakan atau mematikan Track Changes
Ctrl + Alt + MMenyisipkan komentar baru
Alt + F9Menampilkan kode merge field
Alt + Shift + KPreview Results Mail Merge
Alt + Shift + NMenggabungkan ke dokumen baru (Edit Individual Documents)
Ctrl + A, highlight No ColorMenghapus seluruh stabilo

Kesalahan yang sering terjadi

MasalahPenyebabSolusi
Nama field muncul sebagai F1, F2, F3Pilihan First row of data contains column headers tidak dicentang, atau baris 1 Excel kosong.Hubungkan ulang data dengan pilihan itu dicentang. Pastikan judul kolom ada di baris 1.
Word bertanya letak data saat file dibuka lagiFile Excel dipindahkan atau diganti nama.Klik Find Data Source dan arahkan ke file Excel, atau simpan keduanya di folder yang sama sejak awal.
Muncul pesan SQL saat membuka dokumen utamaIni perilaku normal dokumen Mail Merge yang terhubung ke data.Klik Yes jika data berasal dari file Anda sendiri.
Setiap sertifikat meluber ke halaman keduaNama terlalu panjang atau ada baris kosong berlebih.Kecilkan ukuran huruf field Nama atau kurangi spasi, lalu periksa semua data dengan Preview Results.
Revisi tercatat atas nama "User"User name di Options belum diisi.File › Options › General › User name.
Perubahan tidak berwarnaTrack Changes belum aktif sebelum mengedit.Aktifkan dulu, atau gunakan Review › Compare untuk membandingkan versi.

Latihan mandiri

Dasar

Tambah penerima

Tambahkan dua baris data baru di Excel (nama teman sekelas, Peran: Peserta). Simpan dan tutup Excel. Di dokumen utama, klik Edit Recipient List, pilih nama file di kotak Data Source, lalu klik Refresh. Pastikan kedua nama baru muncul saat Preview Results.

Menengah

Label amplop undangan

Buat dokumen baru untuk label undangan. Klik Mailings › Start Mail Merge › Labels, pilih jenis label dengan beberapa kolom per halaman. Hubungkan ke data yang sama, sisipkan field Nama dan Instansi di label pertama, klik Update Labels, lalu gabungkan.

Tantangan

Kalimat yang menyesuaikan peran

Ganti kalimat "atas partisipasinya sebagai «Peran»" dengan aturan Mailings › Rules › If...Then...Else: jika Peran sama dengan Panitia, tampilkan "atas dedikasinya sebagai PANITIA", selain itu tampilkan "atas partisipasinya sebagai" diikuti field Peran.

Tugas pertemuan 6

Dikumpulkan

Sertifikat Lomba Debat dan revisi silang proposal

Bagian A, sertifikat. Buat sumber data Excel berisi minimal 12 baris untuk Lomba Debat Kebijakan Publik, dengan kolom Nomor_Sertifikat, Nama, Sekolah_Instansi, dan Peran (Peserta, Juri, Panitia). Rancang sertifikatnya sendiri di Word (A4 landscape, dengan logo dan bingkai), hubungkan dengan data, lalu gabungkan menjadi satu PDF.

Bagian B, revisi silang. Kumpulkan proposal lomba debat Anda yang sudah direvisi oleh teman (minimal tiga Track Changes dan tiga komentar dari teman), beserta versi final yang sudah Anda tanggapi dan bersihkan.

Kumpulkan melalui kanal yang ditentukan dosen: file Excel data, dokumen utama sertifikat (.docx), PDF sertifikat gabungan, proposal hasil revisi teman (.docx), dan proposal final (.pdf). Beri nama sesuai aturan ATTD_P06_..._NIM_Nama.

Checklist hasil praktikum

Kuis cek pemahaman

Pilih jawaban, lalu baca penjelasannya. Belum ada jawaban

1. Dalam Mail Merge, nama field di Word berasal dari...
Word membaca baris pertama sebagai judul kolom dan menjadikannya nama field, asalkan pilihan First row of data contains column headers dicentang.
2. Ada nama peserta yang salah ketik di seluruh sertifikat hasil penggabungan. Cara memperbaiki yang tepat...
Sumber data adalah acuan. Memperbaikinya di Excel memastikan kesalahan yang sama tidak terulang pada penggabungan berikutnya.
3. Untuk membuat sertifikat hanya bagi penerima yang berperan sebagai Panitia, gunakan...
Filter menyaring penerima tanpa mengubah data asli, sehingga data lengkap tetap aman.
4. Dalam tampilan All Markup, teks yang dicoret menandakan...
Coretan adalah penghapusan yang tercatat. Jika diterima, teks itu hilang. Jika ditolak, teks itu kembali seperti semula.
5. Komentar Anda tercatat atas nama "User". Apa yang perlu diubah?
Word memakai User name di Options untuk menandai siapa penulis setiap revisi dan komentar.
6. Sebelum naskah sambutan dikirim ke pihak luar, sebaiknya...
No Markup hanya menyembunyikan tampilan; revisi dan komentarnya masih tersimpan di file dan bisa dilihat penerima. Bersihkan dokumen dengan memutuskan semua revisi dan menghapus komentar.

Rubrik penilaian tugas

AspekBobotKriteria nilai penuh
Sumber data Excel15%Minimal 12 baris, judul kolom rapi di baris 1, tanpa baris kosong.
Desain sertifikat20%A4 landscape, logo, bingkai, tata letak seimbang dan muat satu halaman.
Mail Merge25%Field tepat, hasil gabungan lengkap dalam satu PDF, tidak ada data yang meluber.
Revisi untuk teman15%Minimal tiga Track Changes dan tiga komentar yang relevan dan membangun.
Tanggapan revisi15%Revisi diputuskan dengan tepat, komentar ditindaklanjuti, versi final bersih.
Kelengkapan dan penamaan file10%Semua file lengkap dan diberi nama sesuai aturan.
Persiapan UTS

Pertemuan 7 membuka materi Excel, dan Pertemuan 8 adalah UTS praktik. Ulangi kembali keterampilan Word dari Pertemuan 2 sampai 6: format surat, tab stop, gambar dan tabel, Styles, section dan nomor halaman, daftar isi, caption, sitasi, dan Mail Merge.

Pertemuan berikutnya

Pertemuan 7: Mengenal Excel dan menyusun rencana anggaran

Buka Pertemuan 7