Tujuan dan alur praktikum
Hari ini Anda mulai bekerja sebagai sekretaris panitia seminar. Tugas pertama: menyusun surat permohonan kepada seorang kepala dinas agar bersedia menjadi narasumber. Isi suratnya sudah disiapkan. Pekerjaan Anda adalah membuatnya tampil resmi dan rapi, layak dikirim ke instansi pemerintah.
Setelah praktikum ini, Anda mampu:
- Mengatur ukuran kertas, margin, dan satuan ukur dokumen Word.
- Membedakan format huruf (font) dan format paragraf, lalu menerapkannya dengan tepat.
- Membuat kop surat dengan garis pembatas.
- Menyejajarkan teks dengan tab stop, bukan dengan spasi.
- Mengatur perataan, indentasi, dan jarak paragraf melalui dialog Paragraph.
- Menggunakan numbering dan Format Painter untuk bekerja lebih cepat.
Alur waktu di lab
| 0–15' | Pengantar: surat sebagai wajah lembaga, dan anatomi surat resmi |
| 15–30' | Konsep format huruf dan paragraf, Praktik 1 (halaman) |
| 30–50' | Praktik 2: kop surat |
| 50–75' | Praktik 3: tab stop untuk nomor, lampiran, dan perihal |
| 75–100' | Praktik 4: paragraf isi dan rincian acara |
| 100–120' | Praktik 5 dan 6: tanda tangan, tembusan, simpan ke PDF |
| 120–150' | Latihan mandiri, checklist, dan kuis |
Surat adalah wajah lembaga
Seorang kepala dinas menerima puluhan surat setiap hari. Sebelum membaca isinya, ia sudah menilai dari tampilannya: apakah kopnya jelas, apakah susunannya tertib, apakah ada salah ketik. Surat yang berantakan memberi kesan lembaga pengirimnya juga berantakan. Sebaliknya, surat yang rapi membuat permohonan Anda terlihat sungguh-sungguh.
Di lingkungan pemerintahan, bentuk surat bahkan diatur dalam pedoman tata naskah dinas masing-masing instansi. Detailnya bisa berbeda antarinstansi, tetapi unsur-unsur pokoknya sama. Kalau Anda menguasai cara menyusunnya di Word, Anda akan mudah menyesuaikan diri dengan pedoman instansi mana pun.
Jangan pernah merapikan dokumen dengan menekan spasi atau Enter berkali-kali. Tampilannya mungkin terlihat rapi di layar Anda, tetapi akan bergeser saat dibuka di komputer lain atau saat dicetak. Word punya alat khusus untuk setiap urusan kerapian, dan itulah yang kita pelajari hari ini.
Anatomi surat resmi
Inilah hasil akhir yang akan Anda buat. Klik setiap bagian surat untuk melihat namanya, fungsinya, dan format yang dipakai. Setelah paham, tekan Mulai uji diri.
Kepala Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi Gorontalo
di –
Tempat
Dalam rangka meningkatkan pemahaman mahasiswa tentang penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) di daerah, Himpunan Mahasiswa Ilmu Pemerintahan Universitas Ichsan Gorontalo akan menyelenggarakan Seminar Nasional bertema “Tata Kelola Pemerintahan Digital: Peluang dan Tantangan bagi Daerah”. Sehubungan dengan hal tersebut, kami memohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menjadi narasumber pada kegiatan yang akan dilaksanakan pada:
Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini kami lampirkan kerangka acuan kegiatan. Konfirmasi kesediaan Bapak/Ibu dapat disampaikan kepada Sekretaris Panitia melalui nomor 0812-0000-0000.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Program Studi Ilmu Pemerintahan,
(....................................)NIDN. ....................
- Dekan FISIP Universitas Ichsan Gorontalo
- Arsip
Unduh file bahan
Supaya waktu praktikum tidak habis untuk mengetik, seluruh isi surat sudah disiapkan dalam file bahan. Isinya masih "polos": ukuran kertasnya belum A4, hurufnya masih bawaan, dan belum ada kerapian sama sekali. Tugas Anda adalah menatanya.
- Simpan ke folder bahan
Setelah terunduh, pindahkan file dari folder Downloads ke
00_Bahandi folder kerja Anda. - Buat salinan kerja
Buka file bahan di Word, klik jika muncul pita kuning, lalu tekan F12. Simpan ke folder
01_Word\P02dengan namaATTD_P02_Undangan_Narasumber_NIM_Nama.docx. File bahan asli tetap utuh jika Anda perlu mengulang.
Format huruf dan format paragraf
Sebelum mulai, pahami dua jenis format di Word. Konsep ini sederhana, tetapi paling sering membuat mahasiswa bingung.
Format huruf (Font)
Mengatur tampilan huruf: jenis huruf, ukuran, tebal, miring, garis bawah, warna. Berlaku hanya pada teks yang Anda blok (seleksi). Tempatnya di .
Format paragraf (Paragraph)
Mengatur susunan satu paragraf utuh: rata kiri atau tengah, jarak antarbaris, jarak antarparagraf, indentasi, tab stop, garis tepi. Cukup letakkan kursor di paragraf itu. Tempatnya di .
Bagi Word, satu paragraf adalah semua teks sampai Anda menekan Enter. Jadi "Kepada Yth." dan nama instansi di bawahnya adalah dua paragraf berbeda, meskipun terlihat seperti satu kesatuan. Tombol Show/Hide ¶ (Ctrl + Shift + 8) menampilkan tanda ¶ di setiap akhir paragraf, sehingga Anda bisa melihat batasnya dengan jelas.
Klik tombol ¶ di . Titik kecil menandai spasi, panah menandai Tab, dan ¶ menandai Enter. Tanda-tanda ini tidak ikut tercetak, jadi aman dibiarkan menyala saat bekerja.
Praktik 1: Menyiapkan halaman
Seperti menyiapkan kertas sebelum menulis, kita atur halaman lebih dulu. Word 2019 bawaannya memakai kertas Letter (ukuran Amerika) dan satuan inci. Di Indonesia kita memakai kertas A4 dan satuan sentimeter.
- Ubah satuan ukur ke sentimeter Klik . Gulir ke bagian Display, ubah Show measurements in units of menjadi Centimeters, lalu klik OK. Pengaturan ini cukup dilakukan sekali per komputer.
- Pilih kertas A4 Klik , lalu pilih A4 (21 cm × 29,7 cm).
- Atur margin Klik . Isi Top 2 cm, Bottom 2 cm, Left 3 cm, Right 2 cm, lalu OK. Margin kiri dibuat lebih lebar agar surat tetap terbaca saat dijilid atau diarsipkan dalam ordner.
- Seragamkan huruf seluruh dokumen Tekan Ctrl + A untuk memblok seluruh isi. Di , pilih Times New Roman ukuran 12.
- Rapatkan jarak paragraf Dengan seluruh teks masih terblok, klik tanda panah kecil (dialog box launcher) di pojok group . Ubah Spacing After menjadi 0 pt dan Line spacing menjadi Single. Klik OK. Surat langsung terlihat lebih ringkas.
Bawaan Word 2019 memberi jarak 8 pt setelah setiap paragraf dan jarak baris 1,08. Cocok untuk artikel, tetapi terlalu renggang untuk surat dinas. Nanti kita tambahkan jarak secukupnya hanya di bagian yang memerlukannya.
Huruf bawaan Microsoft 365 versi terbaru adalah Aptos, sedangkan Word 2019 memakai Calibri. Langkah mengubahnya sama persis.
Praktik 2: Membuat kop surat
Kop surat adalah identitas pengirim. Ia berada paling atas, ditulis di tengah, dan dipisahkan dari isi surat dengan garis.
- Blok empat baris kop Seret mouse dari "HIMPUNAN MAHASISWA..." sampai baris "Sekretariat: ...".
- Ratakan ke tengah Tekan Ctrl + E atau klik .
- Atur ukuran dan tebal huruf Baris pertama: tebal (Ctrl + B) ukuran 15. Baris kedua dan ketiga: tebal ukuran 13. Baris alamat: miring (Ctrl + I) ukuran 10. Ketik angka ukuran langsung di kotak ukuran huruf jika tidak tersedia di daftar, lalu tekan Enter.
- Pasang garis ganda di bawah kop Letakkan kursor di baris alamat. Klik panah di sebelah tombol , pilih Borders and Shading. Di tab Borders, pilih Style garis ganda, Width 1½ pt, lalu klik sisi bawah pada kotak Preview. Pastikan Apply to berisi Paragraph, lalu OK.
- Beri jarak sesudah kop Tekan End di baris alamat, lalu Enter sekali untuk membuat baris kosong. Jika baris kosong ikut bergaris, klik pada baris kosong itu.
Jika kop terlanjur diketik dengan huruf kecil, tidak perlu mengetik ulang. Blok teksnya, lalu tekan Shift + F3 beberapa kali, atau pakai tombol .
Praktik 3: Tanggal, nomor, lampiran, dan perihal
Perhatikan tanda titik dua pada "Nomor", "Lampiran", dan "Perihal". Supaya ketiganya lurus sejajar, banyak orang menekan spasi berkali-kali. Hasilnya hampir selalu miring, karena setiap huruf punya lebar berbeda. Bandingkan di bawah ini, lalu nyalakan tanda format untuk melihat "rahasianya".
Waktu : 08.30 WITA s.d. selesai¶
Tempat : Aula UNISAN¶
Materi : Strategi Percepatan SPBE¶
Waktu →: 08.30 WITA s.d. selesai¶
Tempat →: Aula UNISAN¶
Materi →: Strategi Percepatan SPBE¶
Tombol Tab melompatkan kursor ke posisi tertentu yang disebut tab stop. Kalau kita menetapkan tab stop di 2,5 cm, semua teks setelah Tab akan mulai tepat di 2,5 cm, apa pun panjang kata sebelumnya.
- Ratakan tanggal ke kanan Letakkan kursor di baris "Gorontalo, 5 Oktober 2026", lalu tekan Ctrl + R.
- Sisipkan Tab sebelum titik dua Di baris "Nomor: 017/...", klik tepat di antara kata Nomor dan tanda :, lalu tekan Tab. Hapus spasi yang tersisa sesudah titik dua jika perlu, lalu tambahkan satu spasi setelah titik dua. Ulangi untuk "Lampiran" dan "Perihal".
- Blok ketiga baris, lalu buka dialog Tabs Blok baris Nomor sampai Perihal. Buka dialog Paragraph (panah kecil di group Paragraph), lalu klik tombol Tabs... di kiri bawah.
- Tetapkan tab stop 2,5 cm Ketik 2,5 cm di kotak Tab stop position, pilih Alignment Left, klik Set, lalu OK. Titik dua ketiga baris kini sejajar sempurna.
- Tebalkan perihal Blok teks "Permohonan Menjadi Narasumber", tekan Ctrl + B.
- Rapikan alamat tujuan Tebalkan nama instansi tujuan. Untuk baris "Tempat", letakkan kursor di baris itu dan geser penanda Left Indent pada ruler (segitiga bawah dan kotak kecil) ke 1 cm. Jika ruler tidak tampil, aktifkan di . Tambahkan satu baris kosong sebelum "Kepada Yth." dan sesudah "Tempat".
Pastikan ikon di ujung kiri ruler menunjukkan tanda └ (Left Tab), lalu klik sekali pada ruler di angka 2,5. Tab stop langsung terpasang. Tab stop yang salah letak bisa dibuang dengan menyeretnya keluar dari ruler.
Praktik 4: Paragraf isi dan rincian acara
Paragraf isi surat biasanya rata kiri-kanan (justify) agar tepinya lurus, dan baris pertamanya menjorok ke dalam. Semua itu diatur dari dialog Paragraph. Berlatihlah dulu di simulator ini. Atur nilainya sesuai ketentuan berikut, amati perubahan pada kotak Preview, lalu klik OK untuk memeriksa.
Alignment Justified, Special First line sebesar 1,25 cm, Spacing After 6 pt, Line spacing Multiple dengan At 1,15. Indentation Left dan Right tetap 0.
Tombol Cancel pada simulator mengembalikan nilai ke bawaan Word 2019, supaya Anda bisa mencoba lagi dari awal.
Terapkan di Word
- Blok tiga paragraf isi Blok paragraf "Dalam rangka...", lalu tahan Ctrl sambil memblok paragraf "Sebagai bahan..." dan "Demikian...". Dengan Ctrl, Anda bisa memilih beberapa bagian yang tidak bersebelahan sekaligus.
- Atur di dialog Paragraph Buka dialog Paragraph dan isi nilainya persis seperti di simulator tadi. Klik OK.
- Rapikan rincian acara Blok empat baris Hari/Tanggal sampai Materi. Sisipkan Tab sebelum setiap titik dua seperti di Praktik 3. Buka dialog Paragraph: Indentation Left 1,25 cm, Line spacing Multiple 1,15. Klik Tabs..., tetapkan tab stop 4,5 cm, Set, OK.
- Beri napas sebelum paragraf berikutnya Letakkan kursor di baris "Materi", lalu ubah Spacing After menjadi 6 pt. Tambahkan juga Spacing After 6 pt pada baris "Dengan hormat,".
Menekan Tab di awal paragraf memang membuat baris pertama menjorok, tetapi harus diulang di setiap paragraf dan mudah terlupa. Dengan First line indent, cukup diatur sekali dan semua paragraf yang dipilih ikut rapi.
Praktik 5: Tanda tangan dan tembusan
Bagian tanda tangan berisi dua kolom (Ketua dan Sekretaris Panitia), lalu satu blok "Mengetahui" di tengah. Kita kembali memakai tab stop, kali ini jauh di tengah halaman.
- Pisahkan dua kolom dengan Tab Di baris "Ketua Panitia, Sekretaris Panitia,", hapus spasi di antara keduanya dan ganti dengan satu Tab. Lakukan hal yang sama pada baris nama dan baris NIM.
- Pasang tab stop 9,5 cm Blok ketiga baris tersebut, buka , tetapkan tab stop 9,5 cm rata kiri, Set, OK. Kolom Sekretaris kini sejajar rapi.
- Sediakan ruang tanda tangan Letakkan kursor di akhir baris "Ketua Panitia,...", tekan Enter tiga kali. Tebalkan dan beri garis bawah (Ctrl + U) pada kedua nama.
- Blok "Mengetahui" ke tengah Blok baris "Mengetahui," sampai "NIDN. ...", lalu tekan Ctrl + E. Tambahkan tiga baris kosong di atas nama Ketua Program Studi untuk ruang tanda tangan dan stempel.
- Jadikan tembusan bernomor Blok dua baris di bawah "Tembusan:", lalu klik dan pilih format 1. 2. 3. Ubah ukuran huruf tembusan menjadi 11, dan beri garis bawah pada kata "Tembusan:".
- Pakai Format Painter Misalnya Anda ingin baris "Lampiran" persis sama formatnya dengan "Nomor". Klik baris Nomor, klik tombol kuas , lalu klik baris Lampiran. Klik dua kali tombol kuas jika ingin menyalin format ke beberapa tempat sekaligus. Tekan Esc untuk berhenti.
Klik kanan pada angka 1, pilih Adjust List Indents. Isi Number position 0 cm dan Text indent 0,75 cm. Angka dan teks akan kembali sejajar dengan margin kiri.
Praktik 6: Memeriksa dan menyimpan
- Periksa dengan tanda format Nyalakan ¶ (Ctrl + Shift + 8). Pastikan tidak ada deretan titik (spasi berlebihan) yang dipakai untuk merapikan, dan setiap perataan memakai tanda panah Tab.
- Periksa ejaan Tekan F7 untuk menjalankan pemeriksa ejaan. Jika bahasa pemeriksanya bahasa Inggris, banyak kata Indonesia akan ditandai merah. Blok semua teks, klik , pilih Indonesian, lalu OK.
- Lihat pratinjau cetak Tekan Ctrl + P. Panel kanan menampilkan surat persis seperti hasil cetak. Pastikan surat muat dalam satu halaman. Jika meluber ke halaman kedua, kurangi baris kosong atau ruang tanda tangan.
- Simpan dan ekspor PDF Tekan Ctrl + S, lalu ekspor ke PDF melalui di folder yang sama.
Tombol pintas hari ini
| Tombol | Fungsi |
|---|---|
| Ctrl + A | Memblok seluruh isi dokumen |
| Ctrl + B / I / U | Tebal / miring / garis bawah |
| Ctrl + L / E / R / J | Rata kiri / tengah / kanan / kiri-kanan |
| Ctrl + 1 / 5 / 2 | Jarak baris 1 / 1,5 / 2 |
| Ctrl + ] / [ | Memperbesar / memperkecil huruf satu poin |
| Shift + F3 | Mengganti huruf kecil, kapital, dan kapital di awal kata |
| Ctrl + Shift + 8 | Menampilkan atau menyembunyikan tanda format ¶ |
| Ctrl + Shift + C lalu Ctrl + Shift + V | Menyalin lalu menempelkan format (seperti Format Painter) |
| F7 | Memeriksa ejaan |
| Ctrl + P | Pratinjau dan mencetak |
Kesalahan yang sering terjadi
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Format hanya berubah di sebagian teks | Format huruf berlaku hanya pada teks yang diblok. | Blok seluruh teks yang dimaksud terlebih dahulu. Untuk format paragraf, cukup letakkan kursor di paragrafnya. |
| Titik dua tidak lurus | Dirapikan dengan spasi, atau tab stop hanya dipasang di sebagian baris. | Ganti spasi dengan Tab, lalu blok semua barisnya dan pasang tab stop bersamaan. |
| Garis kop ikut muncul di baris berikutnya | Saat menekan Enter, paragraf baru mewarisi format garis. | Letakkan kursor di baris baru, pilih . |
| Paragraf justify berongga lebar | Ada baris yang diakhiri Enter di tengah kalimat. | Nyalakan ¶ dan hapus tanda ¶ di tengah kalimat supaya paragraf menyatu. |
| Surat meluber ke halaman 2 | Terlalu banyak baris kosong atau jarak paragraf terlalu besar. | Kurangi baris kosong, atau kecilkan Spacing After. Periksa dengan Ctrl + P. |
| Kata Indonesia bergaris merah semua | Bahasa pemeriksa ejaan masih bahasa Inggris. | . |
Latihan mandiri
Surat untuk peserta dari dinas lain
Buka surat Anda, simpan salinannya dengan F12 sebagai ATTD_P02_Latihan1_NIM_Nama.docx. Ubah perihal menjadi Undangan Menjadi Peserta, tujuan menjadi Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Gorontalo, dan hapus baris "Materi". Pastikan kerapiannya tidak berubah.
Undangan rapat panitia dari nol
Tanpa file bahan, buat surat undangan rapat internal panitia kepada seluruh anggota. Isinya memuat kop, nomor, perihal, rincian waktu dan tempat rapat (pakai tab stop), serta agenda rapat bernomor (minimal tiga agenda) menggunakan Numbering.
Kop bergaris tebal-tipis dan tembusan berhuruf
Ganti garis kop dengan garis tebal di atas, tipis di bawah (cari Style tersebut di Borders and Shading, lebar 3 pt). Lalu ubah penomoran tembusan menjadi a. b. c. melalui .
Tugas pertemuan 2
Surat permohonan narasumber kedua
Panitia mengundang narasumber kedua. Buat suratnya dengan format yang sama persis seperti hasil praktikum, dengan data berikut:
- Nomor: 018/Pan-SN/HIMA-IP/X/2026
- Tujuan: Kepala Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Gorontalo
- Waktu: 10.30 WITA s.d. selesai (hari, tanggal, dan tempat sama)
- Materi: Reformasi Birokrasi dan Pelayanan Publik Digital
- Ganti nama Ketua dan Sekretaris Panitia dengan nama Anda dan satu teman sekelas.
Simpan sebagai ATTD_P02_Undangan_Narasumber2_NIM_Nama dalam format .docx dan .pdf di folder 01_Word\P02, unggah ke OneDrive, lalu kumpulkan melalui kanal yang ditentukan dosen.
Checklist hasil praktikum
Kuis cek pemahaman
Pilih jawaban, lalu baca penjelasannya. Belum ada jawaban
Rubrik penilaian tugas
| Aspek | Bobot | Kriteria nilai penuh |
|---|---|---|
| Pengaturan halaman | 10% | A4, margin 2-2-3-2 cm, surat muat satu halaman. |
| Kop surat | 15% | Di tengah, ukuran huruf bertingkat, garis ganda di bawah kop. |
| Tab stop dan perataan | 25% | Nomor, rincian acara, dan tanda tangan sejajar memakai tab stop, tanpa spasi berlebihan. |
| Paragraf isi | 20% | Justify, first line 1,25 cm, spasi 1,15, jarak antarparagraf konsisten. |
| Kelengkapan dan ketepatan data | 20% | Seluruh data narasumber kedua benar, tanpa salah ketik, tembusan bernomor otomatis. |
| Penamaan dan format file | 10% | Nama sesuai aturan, tersedia .docx dan .pdf, terunggah ke OneDrive. |