A Praktikum ATTDIlmu Pemerintahan FISIP UNISAN
Pertemuan 1 dari 16

Pertemuan 1, Orientasi

Mengenal kerja digital: Office 2019, file, folder, dan cloud

Durasi 150 menit Windows, Word 2019, OneDrive Hasil: folder kerja dan dokumen pertama

Tujuan dan alur praktikum

Selamat datang di praktikum pertama. Hari ini kita belum membuat dokumen yang rumit. Kita menyiapkan "meja kerja digital" Anda dulu: tahu aplikasi apa yang dipakai, bisa menyimpan file di tempat yang benar, dan bisa menemukannya lagi kapan pun dibutuhkan. Kedengarannya sepele, tetapi inilah kebiasaan yang membedakan staf yang rapi dan staf yang sering panik mencari file.

Setelah praktikum ini, Anda mampu:

  1. Menjelaskan arti transformasi digital dan hubungannya dengan kerja pemerintahan.
  2. Membedakan fungsi Word, Excel, dan PowerPoint dalam pekerjaan administrasi.
  3. Menyebutkan bagian-bagian jendela Office 2019 dan fungsinya.
  4. Membuat struktur folder kerja dan memberi nama file dengan aturan yang rapi.
  5. Menyimpan dokumen Word dalam format .docx dan .pdf, lalu membagikannya melalui OneDrive.

Alur waktu di lab

0–15'Pembukaan, kontrak praktikum, dan pengantar transformasi digital
15–35'Mengenal Office 2019 dan anatomi jendelanya (simulator)
35–60'File, folder, aturan penamaan, dan Praktik 1
60–95'Praktik 2: membuat, menyimpan, dan mengekspor dokumen Word
95–120'Praktik 3: mengunggah dan membagikan file lewat OneDrive
120–140'Latihan mandiri dan pengisian checklist
140–150'Kuis cek pemahaman dan penutup
Studi kasus kita semester ini

Sepanjang semester, Anda berperan sebagai panitia Seminar Nasional "Tata Kelola Pemerintahan Digital" yang diselenggarakan Himpunan Mahasiswa Ilmu Pemerintahan. Setiap pertemuan menghasilkan satu bagian pekerjaan panitia: surat undangan, proposal, sertifikat, daftar peserta, anggaran, rekap data, sampai presentasi laporan kegiatan. Semua hasil itu disimpan di folder kerja yang Anda buat hari ini.

Apa itu transformasi digital?

Transformasi digital bukan sekadar mengganti mesin ketik dengan komputer. Intinya adalah mengubah cara bekerja supaya pelayanan lebih cepat, data lebih akurat, dan keputusan lebih tepat. Komputer hanyalah alatnya. Yang berubah adalah prosesnya.

Di Indonesia, arah ini tertuang dalam kebijakan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) melalui Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018. Artinya, lulusan Ilmu Pemerintahan, baik yang nanti bekerja sebagai ASN, staf DPRD, pendamping desa, peneliti, maupun konsultan kebijakan, akan bekerja setiap hari dengan dokumen, data, dan presentasi digital.

Perhatikan perbandingan berikut:

DuluSurat dinas diketik dengan mesin ketik. Salah satu huruf, satu lembar diketik ulang.
SekarangSurat dibuat di Word dengan template, lalu dikirim lewat aplikasi naskah dinas elektronik.
DuluData penerima bantuan ditulis di buku register dan dijumlahkan manual dengan kalkulator.
SekarangData diolah di Excel: dihitung otomatis, disaring per desa, dan dibuat grafiknya.
DuluPaparan rapat dibacakan dari kertas atau lembar transparansi.
SekarangPaparan disajikan dengan PowerPoint berisi grafik, peta, dan poin-poin yang ringkas.
DuluArsip disimpan di lemari. Kalau dibutuhkan di tempat lain, harus difotokopi dan diantar.
SekarangArsip disimpan di cloud, bisa dibuka dari mana saja oleh orang yang diberi izin.
Kenapa mahasiswa Ilmu Pemerintahan perlu mahir Office?

Karena hampir semua produk kerja pemerintahan berbentuk dokumen (surat, laporan, naskah kebijakan), data (anggaran, statistik penduduk), dan paparan (rapat, sosialisasi, sidang). Menguasai ketiga aplikasi ini sama pentingnya dengan menguasai teori kebijakan publik.

Mengenal Microsoft Office 2019

Tiga aplikasi, tiga jenis pekerjaan.

Microsoft Office adalah kumpulan aplikasi perkantoran. Di praktikum ini kita memakai tiga aplikasi utamanya. Bayangkan ketiganya sebagai tiga "meja" berbeda di kantor: meja untuk menulis, meja untuk menghitung, dan meja untuk memaparkan.

W

Word

Untuk menulis dan menata dokumen.

Contoh: surat undangan, proposal, laporan kegiatan, naskah akademik.
X

Excel

Untuk mengolah angka dan data dalam tabel.

Contoh: daftar hadir, rencana anggaran, rekap data penduduk, grafik.
P

PowerPoint

Untuk menyusun bahan paparan visual.

Contoh: paparan rapat, sosialisasi program, presentasi seminar.

Hasil kerja ketiga aplikasi disimpan sebagai file dengan akhiran (disebut ekstensi) yang berbeda: Word menjadi .docx, Excel menjadi .xlsx, dan PowerPoint menjadi .pptx. Ingat baik-baik, karena ekstensi ini akan sering kita temui.

Office 2019 atau Microsoft 365?

Komputer lab memakai Office 2019, versi yang dibeli sekali dan tampilannya tetap. Microsoft 365 adalah versi berlangganan yang terus diperbarui, sehingga tampilannya sedikit berbeda (misalnya ada kotak Search di bagian atas jendela). Kalau di laptop Anda terpasang Microsoft 365 atau Office 2021, semua langkah di modul ini tetap berlaku. Letak beberapa tombol saja yang mungkin sedikit bergeser.

Anatomi jendela Office 2019

Kabar baiknya: Word, Excel, dan PowerPoint punya susunan jendela yang hampir sama. Sekali Anda paham satu, dua lainnya akan terasa akrab. Simulator di bawah meniru jendela Word 2019. Klik bagian mana saja untuk melihat nama dan fungsinya.

💾 ↶ ↷ ▾
Dokumen1 - Word
Sign in ─  ☐  ✕
File Home Insert Design Layout References Mailings Review View Help 💡 Tell me what you want to do
📋 Paste✂⧉🖌
Clipboard
⇲
Calibri (Body) ▾11 ▾BIU
Font
⇲
☰•☰1≡≣
Paragraph
⇲
NormalHeading 1
Styles
⇲
🔍 FindReplace
Editing
SURAT UNDANGAN

Kepada Yth. Bapak/Ibu Narasumber
di Tempat
Page 1 of 1    9 words    Indonesian ▤ ▦ ▭ – + 100%
Mode jelajah Klik bagian mana saja pada jendela untuk melihat nama dan fungsinya.

Setelah menjelajah, tekan Mulai uji diri. Simulator akan menyebut nama sebuah bagian, dan Anda harus mengkliknya. Coba sampai Anda bisa menjawab semuanya tanpa salah.

Tiga istilah yang wajib diingat

Perintah di Office 2019 tersusun seperti lemari arsip bertingkat. Tab adalah laci besarnya (Home, Insert, Layout, dan seterusnya). Di dalam setiap tab ada Group, yaitu sekat yang mengelompokkan tombol sejenis, misalnya group Font berisi semua tombol untuk mengatur huruf. Tombol-tombol di dalamnya disebut Command. Seluruh deretan tab, group, dan command ini dinamakan Ribbon.

Di modul ini, perintah ditulis berurutan seperti alamat. Contohnya Home › Font › Bold artinya: buka tab Home, cari group Font, lalu klik tombol Bold.

Lupa letak sebuah tombol?

Klik kotak Tell me what you want to do di sebelah kanan tab, lalu ketik apa yang ingin Anda lakukan dalam bahasa Inggris sederhana, misalnya page number atau word count. Word akan langsung menampilkan perintahnya.

File, folder, dan nama file

Bayangkan komputer sebagai kantor arsip. File adalah selembar dokumen, sedangkan folder adalah map atau ordner tempat dokumen itu disimpan. Folder boleh berisi folder lagi, persis seperti map di dalam lemari di dalam ruangan. Susunan bertingkat inilah yang ditunjukkan oleh alamat (path) file, misalnya:

D:\ATTD_2026001_Rina\01_Word\ATTD_P01_Biodata_2026001_Rina.docx

Cara membacanya dari kiri ke kanan: di drive D, buka folder ATTD_2026001_Rina, lalu folder 01_Word, di situ ada file biodata berformat Word.

Lima aturan nama file yang rapi

AturanContoh kurang tepatContoh tepat
Nama menjelaskan isitugas.docxUndangan_Seminar_Narasumber.docx
Pakai garis bawah atau tanda hubung, hindari simboldata#peserta!!.xlsxData_Peserta_Seminar.xlsx
Tanggal ditulis tahun-bulan-hari agar urutlaporan 5 okt.docx2026-10-05_Laporan_Rapat.docx
Versi ditulis dengan jelasproposal final fix revisi(2).docxProposal_Seminar_v3.docx
Hindari karakter terlarang Windowslaporan 1/2.docxLaporan_Bagian1.docx
Karakter yang ditolak Windows

Nama file dan folder tidak boleh memuat \ / : * ? " < > |. Kalau Anda mencoba, Windows akan menolak atau menampilkan pesan kesalahan.

Uji cepat: nama file ini baik atau kurang tepat?

Tebak kualitas nama file

Praktik 1: Membuat folder kerja

Kita buat "lemari arsip" pribadi untuk seluruh semester. Strukturnya seperti ini (ganti NIM dan nama dengan milik Anda):

D:\ATTD_2026001_Rina ├── 00_Bahan ← file latihan yang dibagikan dosen ├── 01_Word ← hasil praktikum Word ├── 02_Excel ← hasil praktikum Excel ├── 03_PowerPoint ← hasil praktikum PowerPoint └── 04_Proyek_Akhir ← bahan UAS

Angka di depan nama folder (00, 01, 02) sengaja dipasang agar urutan folder selalu sesuai urutan belajar, tidak diacak menurut abjad.

Latihan di simulator dulu

Sebelum mengerjakan di komputer lab, coba buat strukturnya di simulator File Explorer ini. Ketik nama folder, klik Buat folder, klik sebuah folder untuk masuk ke dalamnya, lalu tekan Periksa.

Sekarang kerjakan di komputer lab

  1. Buka File Explorer Tekan Windows + E, atau klik ikon map kuning di taskbar.
  2. Masuk ke drive D Di panel kiri, klik This PC, lalu klik dua kali drive Data (D:). Kalau lab Anda tidak memiliki drive D, gunakan folder Documents.
  3. Buat folder induk Tekan Ctrl + Shift + N (atau Home › New folder). Ketik ATTD_NIM_NamaPanggilan, misalnya ATTD_2026001_Rina, lalu tekan Enter.
  4. Masuk ke folder induk Klik dua kali folder yang baru dibuat.
  5. Buat lima subfolder Ulangi langkah 3 untuk membuat 00_Bahan, 01_Word, 02_Excel, 03_PowerPoint, dan 04_Proyek_Akhir.
  6. Salah ketik nama? Klik foldernya sekali, tekan F2, perbaiki namanya, lalu tekan Enter.
  7. Tampilkan ekstensi file Di Windows 10: klik tab View, lalu centang File name extensions. Di Windows 11: View › Show › File name extensions. Sekarang Anda bisa melihat akhiran .docx, .pdf, dan lainnya.
Komputer lab bisa kembali "bersih"

Banyak komputer lab dipasangi program yang menghapus semua perubahan saat komputer dimatikan. Karena itu, selalu salin folder kerja Anda ke flashdisk atau OneDrive sebelum meninggalkan lab. Praktik 3 akan mengajarkan caranya.

Praktik 2: Membuat dan menyimpan dokumen pertama

Sekarang kita isi lemari arsip dengan dokumen pertama: biodata singkat Anda sebagai anggota panitia seminar. Fokus hari ini bukan kerapian format (itu materi Pertemuan 2), melainkan cara menyimpan dengan benar.

  1. Buka Word 2019 Klik tombol Windows, ketik Word, lalu tekan Enter. Di layar awal, pilih Blank document.
  2. Ketik isi biodata Ketik teks berikut dan sesuaikan dengan data Anda:
    BIODATA PANITIA SEMINAR NASIONAL
    Nama: ...
    NIM: ...
    Asal daerah: ...
    Seksi yang diminati: (Kesekretariatan / Acara / Humas / Konsumsi)
    Alasan memilih Ilmu Pemerintahan: ...
    Satu layanan pemerintah digital yang pernah saya gunakan: ...
  3. Buka jendela Save As Klik File › Save As › Browse. Cara lebih cepat: tekan F12.
  4. Pilih lokasi yang benar Di panel kiri jendela Save As, arahkan ke This PC › Data (D:) › ATTD_NIM_Nama › 01_Word. Pastikan nama folder 01_Word terlihat di bagian atas jendela.
  5. Beri nama dan simpan Di kotak File name, ketik ATTD_P01_Biodata_NIM_Nama. Pastikan Save as type berisi Word Document (*.docx), lalu klik Save. Perhatikan bahwa judul jendela Word kini berubah dari "Dokumen1" menjadi nama file Anda.
  6. Coba simpan cepat Tambahkan satu kalimat di akhir dokumen, lalu tekan Ctrl + S. Word langsung menyimpan tanpa bertanya lagi, karena file ini sudah punya nama dan lokasi.
  7. Simpan juga sebagai PDF Klik File › Export › Create PDF/XPS Document › Create PDF/XPS. Pastikan lokasinya tetap 01_Word, lalu klik Publish. File PDF akan terbuka otomatis di pembaca PDF.
  8. Buktikan file bisa ditemukan Tutup Word. Buka File Explorer, masuk ke folder 01_Word. Anda seharusnya melihat dua file: .docx dan .pdf. Klik dua kali file .docx untuk membukanya kembali.
Save dan Save As, apa bedanya?

Save (Ctrl + S) menimpa file yang sama dengan isi terbaru. Save As (F12) membuat salinan baru dengan nama, lokasi, atau format yang berbeda. Gunakan Save As saat Anda ingin menyimpan versi baru, misalnya dari Proposal_v1 menjadi Proposal_v2, tanpa menghilangkan versi lama.

Kenapa perlu PDF?

File .docx masih bisa diubah dan tampilannya bisa bergeser kalau dibuka di komputer lain. File .pdf tampilannya terkunci dan sama di perangkat mana pun. Itulah sebabnya surat resmi dan laporan final biasanya dikirim dalam bentuk PDF.

Praktik 3: Menyimpan dan berbagi lewat OneDrive

OneDrive adalah "lemari arsip online" dari Microsoft. File yang disimpan di sana aman meskipun komputer lab di-reset atau flashdisk hilang, dan bisa dibagikan kepada dosen atau rekan panitia cukup dengan sebuah tautan.

  1. Masuk ke OneDrive Buka browser, kunjungi onedrive.live.com, lalu klik Sign in. Gunakan akun Microsoft Anda (akun Outlook atau Hotmail, atau akun email kampus jika sudah disediakan). Belum punya akun? Buat gratis melalui tautan Create one di halaman masuk.
  2. Buat folder Klik New › Folder, beri nama sama dengan folder induk Anda, misalnya ATTD_2026001_Rina, lalu buka folder tersebut.
  3. Unggah file Klik Upload › Files, arahkan ke folder 01_Word di komputer, pilih file .docx dan .pdf hasil Praktik 2, lalu klik Open. Cara lain: seret kedua file dari File Explorer ke jendela browser.
  4. Coba buka di browser Klik file .docx yang sudah diunggah. File itu terbuka di Word untuk web dan bisa disunting tanpa aplikasi Word terpasang. Ini berguna saat Anda sedang memakai komputer lain.
  5. Bagikan tautan untuk dibaca saja Kembali ke daftar file, klik kanan file .pdf, pilih Share. Atur izinnya menjadi Anyone with the link can view (hanya bisa melihat, tidak bisa mengubah), lalu klik Copy link. Tempelkan tautan itu di Notepad untuk dikumpulkan pada tugas nanti.
Tampilan bisa sedikit berbeda

OneDrive versi web diperbarui secara berkala oleh Microsoft, jadi letak tombol atau istilahnya bisa sedikit berbeda dari modul. Cari saja perintah dengan makna yang sama: New, Upload, dan Share.

Etika berbagi data

Jangan pernah membagikan dokumen berisi data pribadi warga (misalnya NIK, alamat, atau nomor telepon) melalui tautan yang bisa dibuka siapa saja. Indonesia sudah memiliki Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Sebagai calon aparatur dan analis pemerintahan, biasakan memberi izin seperlunya: view untuk dibaca, edit hanya untuk rekan kerja yang memang perlu mengubah.

Tombol pintas yang dipakai hari ini

Tombol pintas (shortcut) menghemat banyak waktu. Tidak perlu dihafal sekaligus. Pakai terus dan tangan Anda akan mengingatnya sendiri.

TombolFungsiBerlaku di
Windows + EMembuka File ExplorerWindows
Ctrl + Shift + NMembuat folder baruFile Explorer
F2Mengganti nama file atau folderFile Explorer
Alt + TabBerpindah antar-jendelaWindows
Ctrl + NMembuat dokumen baruWord, Excel, PowerPoint
Ctrl + OMembuka dokumenWord, Excel, PowerPoint
Ctrl + SMenyimpan (Save)Word, Excel, PowerPoint
F12Menyimpan sebagai (Save As)Word, Excel, PowerPoint
Ctrl + Z / Ctrl + YMembatalkan / mengulang tindakanHampir semua aplikasi
Ctrl + C, X, VMenyalin, memotong, menempelHampir semua aplikasi

Kesalahan yang sering terjadi

MasalahPenyebabSolusi
"File saya hilang!"Langsung menekan Save tanpa memperhatikan lokasi, sehingga file tersimpan di Documents atau Downloads.Selalu lihat lokasi di jendela Save As. Kalau sudah terlanjur, cari lewat File › Open › Recent di Word.
Nama file "Dokumen1" atau "Document1"Tidak mengganti nama bawaan saat menyimpan.Ganti nama di kotak File name sebelum klik Save, atau ganti kemudian dengan F2 di File Explorer.
File yang sudah diubah tidak ikut berubah di OneDriveYang diubah file di komputer, sedangkan di OneDrive masih file lama.Unggah ulang file terbarunya, atau langsung sunting file di OneDrive.
Dokumen tidak bisa diketik, muncul pita kuning "Protected View"File berasal dari internet atau email, jadi Word membukanya dalam mode aman.Kalau sumbernya tepercaya, klik Enable Editing pada pita kuning tersebut.
Semua hasil kerja hilang keesokan harinyaKomputer lab di-reset saat dimatikan.Salin folder kerja ke flashdisk dan OneDrive sebelum pulang.

Latihan mandiri

Kerjakan setelah Praktik 1–3 selesai. Mulai dari level dasar. Level tantangan boleh dikerjakan jika waktu masih ada.

Dasar

Merapikan folder Word

  1. Di dalam folder 01_Word, buat subfolder P02 sampai P06 untuk pertemuan Word berikutnya.
  2. Pindahkan file biodata (.docx dan .pdf) ke folder baru bernama P01. Gunakan Ctrl + X lalu Ctrl + V.
Menengah

Mengganti nama sesuai aturan

Di Word, buat tiga dokumen kosong dan simpan di 00_Bahan dengan nama asal: Document1, undangan fix, dan notulen rapat 3 okt. Lalu ganti nama ketiganya di File Explorer (F2) sesuai lima aturan penamaan yang sudah dipelajari.

Tantangan

Mencari perintah tanpa membuka menu

Buka kembali biodata Anda. Tanpa mencari tombolnya di Ribbon, gunakan kotak Tell me what you want to do untuk: (1) menghitung jumlah kata dokumen, (2) memunculkan penggaris (ruler), dan (3) memeriksa ejaan. Catat kata kunci yang Anda ketik untuk masing-masing perintah.

Tugas pertemuan 1

Dikumpulkan

Biodata panitia dan tautan OneDrive

  1. Lengkapi dokumen ATTD_P01_Biodata_NIM_Nama.docx. Pada bagian "layanan pemerintah digital", tuliskan satu paragraf (3–5 kalimat) tentang pengalaman Anda memakai layanan tersebut: apa kelebihannya, dan apa yang menurut Anda masih perlu diperbaiki.
  2. Simpan ulang dalam format .docx dan .pdf.
  3. Unggah keduanya ke folder OneDrive Anda.
  4. Kumpulkan tautan view-only file PDF melalui kanal yang ditentukan dosen (LMS atau grup kelas).
  5. Ambil tangkapan layar (Windows + Shift + S) struktur folder kerja Anda di File Explorer, lalu sertakan bersama tautan.

Checklist hasil praktikum

Centang setiap poin yang sudah Anda selesaikan. Centangan tersimpan di browser ini, jadi aman jika halaman tertutup.

Kuis cek pemahaman

Lima soal singkat. Pilih jawaban, lalu baca penjelasannya. Belum ada jawaban

1. Pernyataan yang paling tepat tentang transformasi digital adalah...
Teknologi hanyalah alat. Transformasi digital menekankan perubahan proses kerja sehingga pelayanan dan pengambilan keputusan menjadi lebih baik.
2. Sekretariat perlu menghitung total anggaran seminar dan membuat grafiknya. Aplikasi yang paling tepat adalah...
Excel dirancang untuk mengolah angka dalam tabel, menghitung otomatis, dan membuat grafik.
3. Tulisan Home › Font › Bold berarti...
Urutannya selalu Tab › Group › Command, seperti laci, sekat, lalu isi di dalamnya.
4. Nama file manakah yang paling sesuai aturan penamaan?
Nama ini menjelaskan isi, memakai tanggal berformat tahun-bulan-hari, versinya jelas, dan tidak memakai karakter terlarang. Pilihan kedua memakai titik dua (:) yang ditolak Windows.
5. Anda ingin mengirim laporan final kepada camat agar tampilannya tidak berubah di komputer mana pun. Format yang tepat adalah...
PDF mengunci tampilan dokumen sehingga sama di perangkat mana pun. Karena itu PDF menjadi format standar untuk dokumen final dan surat resmi.

Rubrik penilaian tugas

AspekBobotKriteria nilai penuh
Struktur folder kerja25%Folder induk dan lima subfolder lengkap, nama sesuai format, terlihat di tangkapan layar.
Penamaan file15%Nama file sesuai format ATTD_P01_Biodata_NIM_Nama, tanpa karakter terlarang.
Isi dokumen30%Biodata lengkap dan paragraf refleksi layanan digital runtut, 3–5 kalimat, memuat kelebihan dan usulan perbaikan.
Format .docx dan .pdf15%Kedua format tersedia dan bisa dibuka.
Berbagi melalui OneDrive15%Tautan berfungsi dan izinnya hanya view.
Pertemuan berikutnya

Pertemuan 2: Surat undangan resmi dengan Word 2019

Buka Pertemuan 2